Про затвердження Регламенту центру надання адміністративних послуг Народицької селищної ради та графіку роботи

Дата: 11.06.2021 16:31

Кількість переглядів: 867

У К Р А Ї Н А

НАРОДИЦЬКА СЕЛИЩНА РАДА

ЖИТОМИРСЬКОЇ ОБЛАСТІ

Р І Ш Е Н Н Я

П’ята сесія VІІІ скликання

від 28.04.2021 № 182

Про затвердження Регламенту

центру надання адміністративних

послуг Народицької селищної ради

та графіку роботи

Керуючись законами України «Про адміністративні послуги», «Про звернення громадян», «Про місцеве самоврядування в Україні», Постановою Кабінету Міністрів України № 588 від 01.08.2013 року «Про затвердження Примірного регламенту центру надання адміністративних послуг» та з метою визначення порядку організації роботи Центру надання адміністративних послуг, його взаємодії із суб’єктами надання адміністративних послуг, Народицька селищна рада

ВИРІШИЛА:

Затвердити Регламент роботи Центру надання адміністративних послуг Народицької селищної ради згідно з додатком 1 (додається).
Затвердити графік роботи відділу забезпечення надання адміністративних послуг Народицької селищної згідно з додатком 2 (додається).
Контроль за виконанням рішення залишаю за собою.

Селищний голова Лідія БУЧЕНКО

Додаток 1

до рішення селищної ради

від 28.04.2021 № 182

РЕГЛАМЕНТ

роботи центру надання адміністративних

послуг Народицької селищної ради

Загальна частина

Цей Регламент визначає порядок організації роботи центру надання адміністративних послуг Народицької селищної ради (далі - Центр), порядок дій адміністраторів центру та їх взаємодії із суб’єктами надання адміністративних послуг.
У цьому Регламенті терміни вживаються у значенні, наведеному в Законі України “Про адміністративні послуги”.
Надання адміністративних послуг у Центрі здійснюється з дотриманням таких принципів:

верховенства права, у тому числі законності та юридичної визначеності;

стабільності;

рівності перед законом;

відкритості та прозорості;

оперативності та своєчасності;

доступності інформації про надання адміністративних послуг;

захищеності персональних даних;

раціональної мінімізації кількості документів та процедурних дій, що вимагаються для отримання адміністративних послуг;

неупередженості та справедливості;

доступності та зручності для суб’єктів звернення.

Дотримання положень Регламенту є обов’язковим для всіх працівників Центру, а також для суб’єктів надання адміністративних послуг в частині надання відповідних послуг через Центр.
Центр у своїй діяльності керується Конституцією та законами України, актами Президента України і Кабінету Міністрів України, актами центральних та місцевих органів виконавчої влади, органів місцевого самоврядування, Положенням про Центр та Регламентом Центру.

Вимоги до приміщення, в якому розміщується Центр

Центр надання адміністративних послуг Народицької селищної ради розміщується в центральній частині селища міського типу Народичі, на першому поверсі адміністративної будівлі комунальної власності територіальної громади з розвинутою транспортною інфраструктурою за адресою: вул. 1-го Травня, 15 Коростенського району, Житомирської області, 11401.

На вході до приміщення розміщено вивіску з найменуванням Центру та табличку з інформацією про його місцезнаходження, графік роботи, тощо.

Графік роботи Центру затверджено рішенням голови Народицької селищної ради з урахуванням потреб суб’єктів звернення та відповідно до вимог Закону України «Про адміністративні послуги».

Вхід до приміщення Центру має сходи, облаштований пандусом та поручнями з обох боків для осіб з інвалідністю та інших маломобільних груп населення, а також місцями для тимчасового розміщення дитячих колясок.

На прилеглій до Центру території облаштовано місця для безоплатної стоянки автомобільного транспорту суб’єктів звернення, зокрема відповідно позначені місця для автотранспортних засобів, якими керують (в яких перевозяться) особи з інвалідністю.

Приміщення Центру поділяється на відкриту та закриту частини.

У відкритій частині здійснюється прийом, консультування, інформування та обслуговування суб’єктів звернення працівниками Центру. Суб’єкти звернення мають безперешкодний доступ до такої частини Центру.

Відкрита частина включає:

сектор прийому;

сектор інформування;

сектор очікування;

сектор обслуговування.

Відкрита частина розміщується на першому або другому поверсі будівлі за умови створення належних умов для безперешкодного доступу для осіб з інвалідністю та інших маломобільних груп населення до приміщень будівлі.

Закрита частина призначена виключно для опрацювання документів, пошти, надання консультацій та здійснення попереднього запису суб’єктів звернення на прийом до адміністраторів за допомогою засобів телекомунікації (телефону, електронної пошти, інших засобів зв’язку), а також збереження документів, справ, журналів обліку/реєстрації (розміщення архіву).

Вхід до закритої частини Центру суб’єктам звернення забороняється.

Закрита частина може розміщуватися на інших поверхах, ніж відкрита частина.

Сектор прийому облаштовано при вході до приміщення Центру. У ньому здійснюється загальне інформування та консультування суб’єктів звернення з питань роботи Центру.
Сектор інформування облаштовано з метою ознайомлення суб’єктів звернення з порядком та умовами надання адміністративних послуг.

У секторі інформування розміщено інформаційні стенди, та/або інформаційні термінали в зручному для перегляду місці, що містять актуальну, вичерпну інформацію, необхідну для одержання адміністративних послуг.

Сектор інформування облаштовано столами, стільцями, комп’ютерною технікою з вільним доступом до Інтернету та забезпечено канцелярськими товарами для заповнення суб’єктами звернення необхідних документів.

Для висловлення суб’єктами звернень зауважень і пропозицій щодо якості надання адміністративних послуг приміщення, де розміщені сектор інформування Центру, територіальний підрозділ Центру, віддалене робоче місце адміністратора, облаштовано відповідними засобами (зокрема скринькою) та/або в них розміщено в доступному місці книга відгуків і пропозицій.

Сектор очікування розміщено в просторому приміщенні та облаштовано столами для оформлення документів та в достатній кількості стільцями тощо.
Сектор обслуговування утворений за принципом відкритості розміщення робочих місць. Для швидкого обслуговування суб’єктів звернень робочі місця адміністраторів розподілено за принципом прийому і видачі документів. Кожне робоче місце для прийому суб’єктів звернення має інформаційну табличку із зазначенням номера такого місця, прізвища, імені, по батькові та посади адміністратора Центру.
Площа секторів очікування та обслуговування Центру є достатньою для забезпечення зручних та комфортних умов для прийому суб’єктів звернення і роботи адміністраторів Центру.
На інформаційних стендах розміщено інформацію щодо:

найменування Центру, його місцезнаходження, номери телефонів для довідок, адресу веб-сайту, електронної пошти;

графік роботи Центру (прийомні дні та години, вихідні дні);

перелік адміністративних послуг, які надаються через Центр, відповідні інформаційні картки адміністративних послуг;

строки надання адміністративних послуг;

бланки заяв та інших документів, необхідних для звернення за отриманням адміністративних послуг, а також зразки їх заповнення;

платіжні реквізити для оплати платних адміністративних послуг;

прізвище, ім’я, по батькові керівника Центру, контактні телефони, адресу електронної пошти;

Положення про Центр;

Регламент Центр;

графік прийому суб’єктів звернення посадовими особами Народицької селищної ради.

Перелік адміністративних послуг, які надаються через Центр розміщено у доступному та зручному для суб’єктів звернення місці на інформаційному стенді.

Адміністративні послуги в переліку групуються за моделлю життєвих ситуацій суб’єктів звернення та/або сферами правовідносин (законодавства), та/або суб’єктами надання адміністративних послуг.

Бланки заяв, необхідні для замовлення адміністративних послуг, розміщено на стендах-накопичувачах або стелажах із вільним доступом до них суб’єктів звернення або на веб-сайті Народицької селищної ради.
Для забезпечення надання адміністративних послуг суб’єктам звернення, які є глухими, німими або глухонімими, до роботи Центру може залучатися перекладач жестової мови.
На основі узгоджених рішень із суб’єктами надання адміністративних послуг у роботі Центру можуть брати участь представники суб’єктів надання адміністративних послуг для надання консультацій.

Інформаційна та технологічна картки адміністративних послуг

Голова Народицької селищної ради, а також начальник Центру може вносити суб’єктові надання адміністративної послуги пропозиції щодо необхідності внесення змін до затверджених інформаційних та технологічних карток адміністративних послуг (у тому числі для документів дозвільного характеру у сфері господарської діяльності).
У разі внесення змін до законодавства щодо надання адміністративної послуги суб’єкт її надання своєчасно інформує про це Народицьку селищну раду, а також начальника Центру, готує пропозиції щодо внесення змін до інформаційних та/або технологічних карток згідно із законодавством.
Інформаційні та технологічні картки, які надаються Центру затверджуються головою Народицької селищної ради.

Робота інформаційного підрозділу Центру

Працівники Центру допомагають суб’єктам звернення у користуванні інформаційними матеріалами та автоматизованою системою керування чергою (у разі її наявності), консультують із загальних питань організації роботи Центру та порядку прийому суб’єктів звернення у Центрі.

Працівники Центру також:

Інформують за усним клопотанням суб’єкта звернення про належність порушеного ним питання до компетенції Центру;

консультують суб’єктів звернення щодо порядку внесення плати (адміністративного збору) за надання платних адміністративних послуг, надають інформацію про платіжні реквізити для сплати адміністративного збору;

надають іншу інформацію та допомогу, що необхідна суб’єктам звернення до прийому їх адміністратором.

Народицька селищна рада забезпечує роботу окремого розділу на своєму веб-сайті, де розміщено відомості про місце розташування Центру, а також алгоритм надання адміністративних послуг, інша корисна для суб’єктів звернення інформація. Інформація, яка розміщена в приміщенні Центру на інформаційних стендах та на веб-сайті, є актуальною і вичерпною.
Суб’єктам звернення, які звернулися до Центру з використанням засобів телекомунікаційного зв’язку (телефону, електронної пошти, інших засобів зв’язку), забезпечено можливість отримання інформації про надання адміністративних послуг у спосіб, що аналогічний способу звернення, або в інший вибраний суб’єктом звернення спосіб.

Керування чергою в Центрі

З метою забезпечення зручності та оперативності обслуговування суб’єктів звернення у Центрі вживаються заходи для запобігання утворенню черги, а у разі її утворення - для керування чергою.
У Центрі може здійснюватися попередній запис суб’єктів звернення на прийом до адміністратора на визначену дату та час шляхом особистого звернення або ж з використанням телефонного зв’язку. Прийом суб’єктів звернення, які зареєструвалися шляхом попереднього запису, здійснюється у визначені керівником Центру години.
Центр може здійснювати керування чергою в інший спосіб, гарантуючи дотримання принципу рівності суб’єктів звернення.

Прийняття заяви та інших документів у Центрі

Прийняття від суб’єкта звернення заяви та інших документів, необхідних для надання адміністративної послуги (далі - вхідний пакет документів), та повернення документів з результатом надання адміністративної послуги (далі - вихідний пакет документів) здійснюється виключно в Центрі або віддалених робочих місцях адміністраторів (в разі їх утворення).

Прийняття заяв для отримання адміністративних послуг від фізичних осіб, у тому числі фізичних осіб - підприємців, здійснюється незалежно від реєстрації їх місця проживання, крім випадків, передбачених законом.

Заяви від юридичних осіб приймаються за місцезнаходженням таких осіб або у випадках, передбачених законом, за місцем провадження діяльності або місцезнаходженням відповідних об’єктів, якщо інше не встановлено законом.

Прийняття від суб’єктів господарювання заяви про видачу документів дозвільного характеру та документів, що додаються до неї, декларації відповідності матеріально-технічної бази вимогам законодавства, видача (переоформлення, анулювання) документів дозвільного характеру, які оформлені дозвільними органами, та зареєстрованих декларацій здійснюються відповідно до Закону України “Про дозвільну систему у сфері господарської діяльності”.
Суб’єкт звернення має право подати вхідний пакет документів у Центр особисто, через представника (законного представника), надіслати його поштою (рекомендованим листом з описом вкладення) або у випадках, передбачених законом, за допомогою засобів телекомунікаційного зв’язку.

Заява для отримання адміністративної послуги в електронній формі подається через Єдиний державний портал адміністративних послуг, у тому числі через інтегровані з ним інформаційні системи державних органів та органів місцевого самоврядування.

У разі коли вхідний пакет документів подається представником (законним представником) суб’єкта звернення, пред’являються документи, що посвідчують особу представника та засвідчують його повноваження.
Адміністратор Центру перевіряє відповідність вхідного пакета документів інформаційній картці адміністративної послуги, у разі потреби надає допомогу суб’єктові звернення в заповненні бланка заяви. У разі коли суб’єкт звернення припустився неточностей або помилки під час заповнення бланка заяви, адміністратор повідомляє суб’єктові звернення про відповідні недоліки та надає необхідну допомогу в їх усуненні.
Адміністратор Центру складає опис вхідного пакета документів, у якому зазначаються інформація про заяву та перелік документів, поданих суб’єктом звернення до неї, у двох примірниках.
Суб’єктові звернення надається примірник опису вхідного пакета документів за підписом і з проставленням печатки (штампа) відповідного адміністратора Центру, а також відмітки про дату та час його складення. Другий примірник опису вхідного пакета документів зберігається в матеріалах справи, а у разі здійснення в центрі електронного документообігу - в електронній формі.
Адміністратор Центру під час отримання вхідного пакета документів зобов’язаний з’ясувати прийнятний для суб’єкта звернення спосіб його повідомлення про результат надання адміністративної послуги, а також бажане місце отримання оформленого результату надання адміністративної послуги, спосіб передачі суб’єктові звернення вихідного пакета документів, про що зазначається в описі вхідного пакета документів у паперовій та/або електронній формі.
Адміністратор Центру здійснює реєстрацію вхідного пакета документів шляхом внесення даних до журналу реєстрації (у паперовій та/або електронній формі). Після внесення даних справі присвоюється номер, за яким здійснюється її ідентифікація та який фіксується на бланку заяви і в описі вхідного пакета документів.

Реєстрація та облік заяв, вхідних пакетів документів та оформлених результатів надання адміністративних послуг у Центрі може вестися централізовано (зокрема шляхом запровадження електронного документообігу).

У разі коли вхідний пакет документів отримано засобами поштового зв’язку і він не містить інформації про прийнятний для суб’єкта звернення спосіб його повідомлення, адміністратор Центру не пізніше наступного робочого дня надсилає суб’єктові звернення опис вхідного пакета документів електронною поштою (та/або його відскановану копію) чи іншими засобами телекомунікаційного зв’язку або поштовим відправленням.
Якщо під час прийняття вхідного пакету документів адміністратор виявив факт відсутності одного чи кількох документів для отримання адміністративної послуги (передбаченого законом та відповідною інформаційною карткою адміністративної послуги) та/або очевидну помилку, неточність чи неповноту відомостей, адміністратор за вибором суб'єкта звернення повертає документи суб’єктові звернення без реєстрації для усунення недоліків, за можливості – надає допомогу в їх усуненні, або реєструє вхідний пакет документів з недоліками.
Після реєстрації вхідного пакета документів адміністратор Центру формує справу у паперовій та/або електронній формі та в разі потреби здійснює її копіювання та/або сканування.
Інформацію про вчинені дії адміністратор Центру вносить до листа про проходження справи у паперовій та/або електронній формі (крім випадків, коли адміністратор є суб’єктом надання адміністративної послуги). Лист про проходження справи також містить відомості про послідовність дій, необхідних для надання адміністративної послуги, та залучених суб’єктів надання адміністративних послуг.

Опрацювання справи (вхідного пакета документів)

Відповідно до законодавства, рішення про надання адміністративної послуги приймається невідкладно у Центрі.
Після вчинення дій, передбачених цим Регламентом, адміністратор Центру зобов’язаний невідкладно, але не пізніше наступного робочого дня з урахуванням графіка роботи суб’єкта надання адміністративної послуги, надіслати (передати) вхідний пакет документів суб’єктові надання адміністративної послуги, до компетенції якого належить питання прийняття рішення у справі, про що робиться відмітка в листі про проходження справи із зазначенням часу, дати та найменування суб’єкта надання адміністративної послуги, до якого її надіслано, та проставленням печатки (штампа) адміністратора, що передав відповідні документи.
Передача справ у паперовій формі від Центру до суб’єкта надання адміністративної послуги здійснюється не менше ніж один раз протягом робочого дня, шляхом отримання справ представником суб’єкта надання адміністративної послуги або їх доставки працівником Центру, надсилання відсканованих документів з використанням засобів телекомунікаційного зв’язку або в інший спосіб.
Після отримання справи суб’єкт надання адміністративної послуги зобов’язаний внести запис про її отримання із зазначенням дати та часу, прізвища, імені, по батькові відповідальної посадової особи до листа про проходження справи.
Контроль за дотриманням суб’єктами надання адміністративних послуг строків розгляду справ та прийняття рішень здійснюється адміністраторами Центру відповідно до розподілу обов’язків за рішенням керівника Центру.
Суб’єкт надання адміністративної послуги зобов’язаний:

своєчасно інформувати Центр про перешкоди у дотриманні строку розгляду справи та прийнятті рішення, інші проблеми, що виникають під час розгляду справи;

надавати інформацію на усний або письмовий запит (у тому числі шляхом надсилання на адресу електронної пошти) адміністратора Центру про хід розгляду справи.

У разі виявлення факту порушення вимог законодавства щодо розгляду справи (строків надання адміністративної послуги тощо) адміністратор Центру невідкладно інформує про це керівника Центру.

Передача вихідного пакета документів суб’єктові звернення

Суб’єкт надання адміністративної послуги невідкладно, але не пізніше наступного робочого дня після оформлення результату надання адміністративної послуги, формує вихідний пакет документів та передає його до Центру, про що зазначається в листі про проходження справи.
Адміністратор Центру невідкладно у день надходження вихідного пакета документів повідомляє про результат надання адміністративної послуги суб’єктові звернення у спосіб, зазначений в описі вхідного пакета документів, здійснює реєстрацію вихідного пакета документів шляхом внесення відповідних відомостей до листа про проходження справи, а також до відповідного реєстру в паперовій та/або електронній формі.
Вихідний пакет документів передається суб’єктові звернення особисто під підпис (у тому числі його представникові (законному представникові)) у разі пред’явлення документа, що посвідчує особу та/або засвідчує його повноваження, або у випадках, передбачених законодавством, передається в інший прийнятний для суб’єкта звернення спосіб.

Інформація про дату отримання вихідного пакета документів суб’єктом звернення зазначається в описі вхідного пакета документів і зберігається в матеріалах справи.

У разі не зазначення суб’єктом звернення зручного для нього способу отримання вихідного пакета документів або його неотримання в Центрі протягом двох місяців відповідні документи надсилаються суб’єктові звернення засобами поштового зв’язку. У разі відсутності відомостей про місце проживання (місцезнаходження) суб’єкта звернення та іншої контактної інформації вихідний пакет документів зберігається протягом тримісячного строку в Центрі, а потім передається для архівного зберігання.
У разі коли адміністративна послуга надається невідкладно, адміністратор Центру реєструє інформацію про результат розгляду справи в журналі (у паперовій та/або електронній формі), негайно формує вихідний пакет документів та передає його суб’єктові звернення.
Відповідальність за несвоєчасне та неналежне надання адміністративних послуг несуть суб’єкти надання таких послуг та в межах повноважень адміністратори і керівник Центру.
Інформація про кожну надану адміністративну послугу та справу в паперовій (копія документів) та/або електронній (скановані копії документів) формі, зокрема заява суб’єкта звернення, лист про проходження адміністративної справи з відмітками про дату та час отримання документів суб’єктом надання адміністративної послуги та відмітками про отримання результату адміністративної послуги адміністратором, опис та копія результату надання адміністративної послуги, копія документу, що посвідчує повноваження діяти від імені особи та інші документи, визначені Народицькою селищною радою, можуть зберігатися в приміщенні Центру.

У разі надання адміністративної послуги за допомогою державних реєстрів інформація про послугу зберігається у відповідному реєстрі.

Усі матеріали справи зберігаються у суб’єкта надання адміністративної послуги.

Особливості діяльності віддалених робочих місць адміністраторів Центру та територіального підрозділу Центру (у разі їх утворення)

Рішення про утворення та розміщення територіального підрозділу, або віддаленого робочого місця адміністратора приймається Народицькою селищною радою відповідно до вимог, зазначених у пунктах 6 і 9 цього регламенту, та з урахуванням потреб суб’єктів звернення, кількості населення, що буде ними обслуговуватися, та обсягу послуг, що надаватимуться.

Територіальний підрозділ, віддалене робоче місце адміністратора розміщено на першому або другому поверсі будівлі за умови створення належних умов для безперешкодного доступу для осіб з інвалідністю та інших маломобільних груп населення до такої будівлі.

Віддалене робоче місце адміністратора може бути пересувним, що передбачає наявність відповідного комплекту технічних засобів (комп’ютерної техніки та оргтехніки), оснащених відповідним програмним забезпеченням та вільним доступом до Інтернету.

Робота віддаленого місця адміністратора забезпечується роботою у старостинських округах посадовими особами селищної ради або пересувного ВРМ (у разі його утворення) шляхом проведення виїзних прийомів адміністратора за місцем проживання/перебування (місцезнаходженням) суб’єкта звернення або за іншою адресою, зазначеною ним, у межах відповідної адміністративно-територіальної одиниці. Перелік категорій суб’єктів звернення, яким можуть надаватися адміністративні послуги за допомогою віддаленого місця адміністратора, та порядок роботи адміністратора віддаленого місця визначається Народицькою селищною радою або відповідає затвердженому графіку роботи Центру.

У приміщенні, де розміщене віддалене робоче місце адміністратора, забезпечено розміщення актуальної, вичерпної інформації, необхідної для одержання адміністративних послуг, з дотриманням вимог, встановлених пунктом 9 цього регламенту.
Приміщення, де розміщено віддалене робоче місце адміністратора (крім пересувного віддаленого робочого місця адміністратора) або територіальний підрозділ, облаштовано місцями для очікування суб’єктами звернень.

Особливості діяльності віддаленого робочого місця

адміністратора Центру або територіального підрозділу Центру,

що утворені на території селищної ради

Територіальний підрозділ Центру, що утворений на території селищної ради, адміністратор Центру, що працює на віддаленому робочому місці, можуть обслуговувати населення декількох старостинських округів.
За рішенням селищної ради, окремі функції адміністратора, пов’язані з отриманням заяви та вхідного пакета документів, видачею результатів надання адміністративних послуг або наданням адміністративних послуг, можуть здійснюватися старостою у старостинських округах громади.